Workflow (Arbeitsablauf)

In n8n besteht ein Workflow aus:

• Einem Startpunkt (Trigger), z.B. "Jeden Morgen um 8:00 Uhr" oder "Wenn eine E-Mail ankommt".
• Mehreren Schritten (Nodes), die etwas tun (Daten filtern, E-Mail senden, in Datenbank speichern).
• Verbindungen (Linien), die festlegen, in welcher Reihenfolge die Schritte passieren.

Ein Workflow kann aktiv (läuft automatisch im Hintergrund) oder inaktiv (läuft nur, wenn du ihn manuell startest) sein.

Praxisbeispiel: Formular kommt rein, Daten werden geprüft, CRM wird aktualisiert, interne Nachricht wird gesendet. Danach prüfst du den Fehlerfall: Was passiert, wenn die CRM-API nicht erreichbar ist?

Ein Workflow wird als JSON gespeichert. Du kannst ihn exportieren und importieren. Es gibt verschiedene Execution Modes:

• Manual: Du klickst "Execute Workflow". Die Daten werden im UI angezeigt.
• Trigger: Ein externes Event startet den Workflow. Die Daten sind nur im "Execution Log" sichtbar.
• Error Workflow: Ein spezieller Workflow, der gestartet wird, wenn ein anderer Workflow abstürzt (für Error Handling).

Ein produktiver Workflow braucht nicht nur den Hauptpfad, sondern auch Fehlerpfade, Wiederholbarkeit und Logs. Sonst funktioniert er nur im Demo-Fall, aber nicht im Alltag.

Technische Einordnung im System

Technisch ist Workflow (Arbeitsablauf) nicht isoliert. Es wirkt mit Nachbarbegriffen zusammen, hat Voraussetzungen und erzeugt Folgen. Für ein robustes Verständnis prüfst du drei Fragen: Welche Daten oder Bedingungen braucht dieser Schritt? Welche Ausgabe oder Wirkung entsteht? Was passiert bei falschen, fehlenden oder zu großen Eingaben?

Diese Sicht ist wichtig, weil echte Systeme selten am Hauptpfad scheitern. Sie scheitern an Randfällen, Berechtigungen, Zeitpunkten, Formaten, Reihenfolgen oder stillen Annahmen.

Technische Struktur (DAG)

Ein n8n Workflow ist ein Directed Acyclic Graph (DAG).

• Directed: Die Daten fließen in eine Richtung (von links nach rechts).
• Acyclic: Es gibt theoretisch keine Endlosschleifen (außer man baut sie bewusst mit Logik).

Das interne JSON-Format beschreibt:

1. nodes: Ein Array aller Knoten mit ihren Positionen (X/Y), Parametern und Typen.
2. connections: Ein verschachteltes Objekt, das definiert, welcher Output (Index) mit welchem Input verbunden ist.

Execution Lifecycle

Wenn ein Workflow startet:

1. Instantiation: n8n lädt das JSON und erstellt Instanzen der Node-Klassen.
2. Triggering: Der Start-Knoten (z.B. Webhook) empfängt Daten und normalisiert sie in das n8n-JSON-Format [{ json: { ... } }].
3. Traversierung: Der Execution Engine folgt den Verbindungen.
   • Nodes werden sequentiell ausgeführt, es sei denn, der Workflow teilt sich auf.
   • Daten werden by value oder by reference (bei Binary Data) übergeben.

State & Memory

n8n ist standardmäßig stateless. Das heißt, zwischen zwei Ausführungen (Executions) merkt sich der Workflow nichts Variablen. Um Daten über Executions hinweg zu speichern, nutzt man Static Data (in getWorkflowStaticData(), z.B. für "Last Run Date") oder eine externe Datenbank. Große Workflows können viel RAM verbrauchen, da n8n die Executions im Speicher hält, bis sie fertig sind.